Cómo lo hacemos para trabajar a distancia

En Bootic trabajamos remoto desde hace más una década. No lo hicimos por querer ser distintos o hacernos los lindos, sino porque así fue como se dieron las cosas desde el día uno. Corría el año 2007 y Ismael decidió partir a Londres, justo en el momento en que estábamos dándole forma al proyecto.

Como en ése entonces Bootic era apenas un par de líneas de código (sumado a muchas ideas en el aire), decidimos seguir trabajando a la distancia y ver cómo andaba la cosa.

Antes de lanzar, siendo dos pelagatos diseñando y programando, no necesitábamos mucha más coordinación de la que nos ofrecían las herramientas de desarrollo de código (Git y su versión online, Github). Esa es la gracia de los sistemas de control de versiones (VCS), después de todo: te obligan a adoptar un proceso de trabajo.

Pero obviamente esto cambió el día que abrimos las puertas y empezamos a recibir clientes. El equipo creció, empezamos a tener otras necesidades, y obviamente tuvimos que meterle cabeza al asunto éste del trabajo remoto.

Para partir, la oficina

Trabajar en equipo implica trabajar juntos y eso requiere un espacio común. Para el 99% de las empresas esto implica una oficina, física, con la cafetera, el azucarero y el dispensador de agua, pero para una empresa que trabaja remotamente esto equivale a un sistema de comunicación que posibilite eso de "trabajar juntos".

Nosotros resolvemos esto con un conjunto de herramientas, partiendo con un chat grupal (Slack por el momento) donde ordenamos los temas por canales: conversa general, desarrollo, un canal para links, otro para tareas y mensajes importantes, etc.

El minuto feliz

El chat cumple buena parte del ítem "comunicación" pero con el tiempo nos hemos dado cuenta que es fundamental vernos las caras, aunque sea para decir hola o bromear un rato. Este es nuestro "minuto feliz".

Para esto hoy usamos Google Meet, luego de haber pasado por una enormidad de alternativas (Jitsi, Hangouts, Zoom, Skype, etc). Esto lo hacemos todos los días en las tardes, pero cuando la situación lo amerita también lo hacemos en las mañanas.

Bots e integraciones en Slack

Una de las gracias de Slack es que tiene una API robusta y un montón de integraciones para conectar distintos servicios con un click (seguro nos copiaron, no?). Algunas de las apps que hoy tenemos conectadas son:

a) Hubot, para automatizar tareas asociadas a desarrollo (devops) como subir código al entorno de pruebas,  ejecutar tareas tipo refrescar cachés, revisar estados de clientes, etcétera. Para esto escribimos algunos scripts, donde lo más jodido fue probablemente resolver el tema de la autenticación del bot para acceder a los distintos servidores y hacer su pega (el manejo de llaves SSH, para los entendidos).

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b) La conexión con Trello, que usamos para mantener distintos boards asociados a nuestros ciclos de trabajo. Esta integración no es ideal en mi opinión, porque obliga a hacer un montón de cosas en forma manual, particularmente lo de setear recordatorios (reminders) para tareas específicas.

c) La integración con Smooch, que usamos para chatear con las visitas a nuestro directamente desde Slack. Cada vez que llega un usuario y escribe, por ejemplo, desde la página de planes, Smooch crea un canal nuevo y podemos hablar con el usuario como si fuera un usuario más en Slack.

d) Usamos también una herramienta llamada Arc que nos envía reportes de métricas de Analytics de algunos de nuestros sitios. Los reportes son medio básicos pero igual ayudan a tener una noción de cómo sube o baja la cosa.

e) Finalmente, y la guinda de todas la integraciones con Slack, es la aplicación que construimos para conectar nuestro número de teléfono para que "suene" en el chat y cualquiera del equipo pueda contestarlo apretando un botón. Más sobre esto abajo.

Planificación y coordinación del trabajo

Hoy trabajamos en base a ciclos de dos meses, con hitos "macro" que finalmente se van aterrizando a tareas semanales y que vamos definiendo en el camino. Esto ha sido el resultado de mucha prueba y error y por ahora nos ha funcionado bien. 

Creemos que los dos meses es la unidad de tiempo correcta: lo suficientemente larga como para poder proyectar metas (relativamente) ambiciosas, pero lo suficientemente corta como para que sean cosas abarcables y acotadas.

Es decir, hacemos una gran reunión cada dos meses donde definimos las metas del ciclo, y luego semanalmente tenemos sesiones cortas donde vamos definiendo las tareas de cada uno, semana a semana. Hacemos una sesión de apertura. corta, los lunes y una de cierre los viernes, más larga, donde cada uno muestra los resultados de la semana. Algo así como un "demo time".

Diariamente al final del día cada uno sube una descripción rápida de lo que hizo durante el día. Para esto usamos durante un tiempo Standup Alice pero no nos gustó lo rígido que es con respecto a las horas (si te pasas de una hora ya no puedes escribir el snippet diario), así que finalmente lo terminamos haciendo simplemente como mensajes en un canal dedicado a esto.

Cómo hablamos con los clientes

Como somos una empresa remota, casi todo la comunicación con clientes lo hacemos por teléfono, email, chat o videoconferencia. Para esto último usamos Google Meet, para lo anterior usamos Intercom, y para lo primero usamos un número de teléfono virtual conectado a Slack.

Esto lo logramos comprando un número de teléfono "virtual" en Twilio, que a través de una aplicación conectamos con Slack a través de la API. De esta forma, cada vez que alguien llama al número de teléfono nos aparece un aviso el canal #ringring avísandonos del llamado, y con un link para contestarlo.

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De esta forma, logramos tener un número de teléfono sin la necesidad de estar en una oficina física, y con la gracia de que cualquier persona puede contestarlo desde cualquier computador, sin la necesidad de instalar ningún software especial, ya que todo funciona vía web.

Hermoso, ¿no?

And one more thing

Creo que esto cubre lo más relevante con respecto a nuestro sistema de trabajo remoto. Hay algo, eso sí, que es imposible poder traducir en texto o imágenes y que tiene que ver con la cultura de trabajo remoto, que es algo que venimos cultivando desde hace años. 

En otras palabras: no basta con agarrar todas estas herramientas para poder trabajar en forma remota. Hay que querer hacerlo y meterle cabeza y corazón para que funcione, y muy especialmente (auto) disciplina.

Finalmente la única y verdadera herramienta que permite trabajar remotamente es tener una metodología de trabajo, y eso ninguna herramienta lo resuelve. Te podrán ayudar, sí, pero el hábito, la cultura, el poner las cosas en práctica, esas son cosas que dependen de uno. Y de todos.

Publicado el 30/08/2019 por Tomás Pollak
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